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湖南省建设厅办公室[转发建设部
关于转发安徽省建设厅《关于认真贯彻〈安徽省
档案管理模式改革实施方案〉切实加强城建档案
管理的通知》的通知]
湘建办[2006]39号
各市、州、县建设局（建委），郴州市规划局：
现将建设部办公厅关于转发安徽省建设厅《关于认真贯彻〈安徽省档案管理模式改革实施方案〉切实加强城建档案管理的通知》的通知（建办档[2006]9号）转发给你们。请各级建设、规划行政主管部门要严格按照相关法律法规要求，正确履行城建档案管理职能，防止出现违法违规合并、划转城建档案管理机构和随意改变城建档案管理职能的问题。各地在执行文件过程中有何问题，请及时报告我厅。
二OO六年四月三日
建设部办公厅关于转发安徽省建设厅
《关于认真贯彻〈安徽省档案管理模式改革实施方案〉
切实加强城建档案管理的通知》的通知
建办档[2006]9号
各省、自治区建设厅，直辖市建委（规划局、规划委），新疆生产建设兵团建设局，计划单列市建委：
现将安徽省建设厅《关于认真贯彻〈安徽省档案管理模式改革实施方案〉切实加强城建档案管理的通知》转发给你们，供参考。
为进一步加强城乡建设档案管理工作，确保城建档案机构人员的稳定和整体素质的提升，就有关问题通知如下：
一、要进一步提高对城乡建设档案工作重要性的认识。城乡建设档案是城乡规划、建设和管理的一项基础性工作，是建设行政主管部门依法实施行政管理、行政许可、市场监管和执法监督的重要依据，也是工程建设、运营管理、养护维修等工作的重要依据。城乡建设档案在进行社会管理、提供公共服务、保障城市生产生活秩序、维护城市安全、应对城市突发事件及反恐等工作中，发挥着重要作用。
二、要加强对城乡建设档案工作的领导。管理城乡建设档案是建设行政主管部门的法定职责，各地建设行政主管部门要以高度的政治责任感，依法履行城乡建设档案管理职责，切实加强对城乡建设档案管理工作的领导。要根据国务院《科学技术档案工作条例》所规定的“科技档案工作必须按专业实行统一管理”的要求，以及国务院关于建设部“三定”规定，切实加强对城建档案工作的监督和指导，采取措施，保证城乡建设档案工作机构和人员队伍的稳定。
三、要按照《城市规划法》、《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案管理规定》（建设部令第90号）、《房地产权属档案管理办法》（建设部令第101号）、《城市地下管线工程档案管理办法》（建设部令第136号）以及国家档案局《城市建设档案归属与流向暂行办法》的有关规定，严格执行工程档案，包括地上建筑、市政基础设施、地下管线等档案和建设业务管理档案向城建档案馆的报送、移交等制度。
四、各地城乡建设档案工作部门、城建档案馆要紧紧围绕本地区城乡建设事业改革与发展的全局和城乡建设的中心工作，全面做好城乡建设档案收集、整理、利用和服务工作。城乡建设档案产生、来源于城乡规划、建设、管理等建设行政管理工作；同时也服务于城市规划、建设、管理等建设行政管理工作；两者之间既相互联系，相互依存，又相互促进，密不可分。在新的形势下，各地城乡建设档案工作必须围绕建设工作的大局，不断拓宽服务领域，创新服务方式，提高服务水平，充分发挥城乡建设档案的信息工具、工作参谋、管理助手的作用，为国民经济与社会平稳健康发展以及建设事业改革与发展，做出积极贡献。
附件：安徽省建设厅关于认真贯彻《安徽省档案管理模式改革实施方案》切实加强城建档案管理的通知
二OO六年二月二十八日
安徽省建设厅《关于认真贯彻〈安徽省档案管理模式
改革实施方案〉切实加强城建档案管理的通知》
建设[2006]38号
各市、县建委，铜陵市规划局：
现将省委办公厅、省政府办公厅《关于印发〈安徽省档案管理模式改革实施方案〉的通知》（皖办发[2006]2号）转发给你们，并就认真贯彻《安徽省档案管理模式改革实施方案》，切实加强城建档案管理工作提出以下意见，请遵照执行。
一、认真开展城建档案管理模式改革工作
各级建设行政主管部门要按照省委、省政府关于档案管理模式改革的要求，认真开展城建档案管理模式改革工作。要进一步加强城建档案的集中统一管理，保证城建档案的完整、准确；加强城建档案信息化建设，逐步实现档案存储数字化、检索自动化、利用网络化；严格城市地下管线档案管理制度，开展地下管线工程档案的补测补绘工作，实行地下管线档案动态管理；进一步完善档案库房设施，确保城建档案的安全和有效利用，提升整体服务功能，为城建档案事业的持续、健康发展奠定坚实的基础。
二、进一步提高依法行政水平，强化依法管理城建档案工作职责
各级建设行政主管部门要依据《中华人民共和国城市规划法》、《建设工程质量管理条例》、《安徽省建筑市场管理条例》等法律、法规，强化管理城建档案的职能，进一步完善城建档案管理制度，切实将城建档案，特别是城市地下管线工程档案的查询制度、告知制度、专项预验收制度、移交制度纳入规划管理、施工管理、备案管理等行政管理环节，严格执行《建设工程档案责任书》和《建设工程档案合格证》制度，保证城建档案的统一收集、集中管理，发挥城建档案的重要作用，保证建设工程安全生产，保障国家和人民群众的生命财产安全。
三、加强城建档案机构建设，保证城建档案工作队伍的稳定
城建档案馆是国家档案馆，依法承担集中统一保管城建档案的职责。各地要根据城市建设发展的要求，进一步加强城建档案馆建设，配备好有关专业人员和必要的库房、设备。在实施城建档案管理模式改革工作中，要防止出现合并、划转城建档案管理机构情况，造成城建档案管理体制混乱，影响建设事业的快速、健康发展，影响城建档案工作队伍的稳定。当前还没有成立城建档案管理机构的市、县，要尽快成立相应的城建档案管理机构，保证城建档案工作的正常开展。
请各市在2006年3月底前，将本地区城建档案管理模式改革情况书面报告省建设厅。
附件：关于印发《安徽省档案管理模式改革实施方案》的通知（皖办发[2006]2号）
二OO六年二月十日
关于浏阳市重点建设项目档案管理改革的
调 研 报 告
为了详细了解浏阳市重点建设项目档案管理改革的实际情况，切实加强县(市)级城镇建设档案管理工作，湖南省档案局、湖南省建设厅、长沙市建设委员会以及长沙市城建档案管理处（馆）联合组成调研组，于2006年4月4日、18日两次赴浏阳市对浏阳市重点建设项目档案管理改革情况进行调研。调研组到浏阳市建设局、浏阳市史志档案局听取了工作汇报，查看了浏阳市档案馆已进馆的重点建设项目档案，前往浏阳市公路建设投资公司现场检查了浏东、浏跃等四条高等级公路档案编制、整理情况，还与相关业务指导、档案编制和工程技术负责人员深入交换了意见，较为全面地收集掌握了第一手资料。
一、浏阳市重点建设项目档案管理改革的主要过程
1992年经浏阳县编委浏编发〔1992〕87号文件批准，成立了浏阳县城乡建设档案室，为县建委下属全民事业单位，负责建设工程档案收集、保管和利用工作。1993年浏阳撤县设市，县建委改为浏阳市建设局。上世纪90年代，在浏阳市委、市政府、浏阳市建设局的领导下，浏阳市城乡建设档案室通过城建档案保证金措施收集了一部分包括重点建设项目在内的工程竣工档案。2003年4月浏阳市政府办下文（浏政办发[2003]20号），由浏阳市史志档案局、建设局、发展计划和物价局负责对重点建设项目档案进行专项验收；2004年12月浏阳市史志档案局业务科加挂重点建设项目档案管理科牌子；2005年1月，重点建设项目档案管理科与业务科分离，负责重点建设项目登记和档案专项验收；至此，浏阳市出现重点建设项目档案管理与一般工业与民用建设工程档案管理分而治之的局面。
二、浏阳市重点建设项目档案管理改革两年多来的工作情况
两年多来，浏阳市史志档案局负责同志及重点建设项目档案管理工作人员曾多次到长沙市城建档案管理处（馆）借鉴重点建设项目档案管理的经验，并完全借用了档案编制有关技术规范，但因为管理机制不同，浏阳市史志档案局无法融入建设行政程序对重点建设项目档案进行技术交底，业务指导，现场检查和收集把关，导致档案编制技术规范无法落实，档案的真实性、原始性无法保证，竣工档案无法按时收集进馆。主要体现在：
1．浏阳市政府办浏政办发[2003]20号文件与国务院第279号令《建设工程质量管理条例》、国家建设部第90号令《城市建设档案管理规定》、国家档案局《城市建设档案归属与流向暂行办法》、省建设厅湘建[2001]255号文件及长沙市建委、市规划局、市房管局联合发布的长建发[2001]126号文件相违背，在实行过程中受到建设、施工、监理等单位的置疑，特别是绝大多数参与重点建设项目的单位曾在浏阳以外其它许多地方从事过工程建设，在浏阳产生了无所适从的困惑。
2．浏阳市2003年、2004年、2005年分别有重点建设项目25、35、47个，已竣工65个，浏阳市史志档案局进行了档案专项验收的，2004年仅有5个，2005年仅有2个，且这7个项目档案至今仍在浏阳市城建投资公司，与国家建设部、省建设厅和长沙市建委有关建
设工程档案应在工程竣工三个月内移交进馆的要求相距甚远。
3．已进馆的仅319国道和浏阳市行政中心部分档案，经检查，绝大部分为复印件，不符合档案永久保管、反复利用的要求；仅有的少量原件，存在签证手续不全、严重缺项、书写材料不规范等问题，无法反映建设施工过程的真实性，给今后工程维护、管理、改扩建以及质量事故认定带来后患。
4．浏阳市公路建设投资公司四条高等级公路均只编制了一套档案原件，为了接受有关部门的检查，由专人复印了5套复印件，无法满足进馆永久保管和自存备查的现实需要；且原件套内工程档案资料收集不齐全，对附属工程没有反映，还杂有大量复印件；工程资料人员反映档案编制缺乏指导，完全凭经验，经常走弯路，打反工。
三、原因分析及结论
浏阳市改重点建设项目档案由建设行政主管部门管理为档案行政部门管理，整合档案信息资源的出发点是好的，但从国家的宏观管理体制上讲，国务院“三定”方案和建设部“十一五”规划都明确城乡建设档案管理是建设部的重要职责之一，国务院第279号令《建设工程质量管理条例》明确建设工程档案是建设工程质量管理的重要手段，由各级建设行政部门管理，对未按规定编制建设工程档案、未及时报送工程竣工档案的由建设行政主管部门责令改正或处以罚款。建设工程档案形成于建设程序各个环节，只有依靠建设行政程序把关，才能确保真实性、原始性、系统性和完整性。浏阳市由档案部门直接进行重点建设项目档案的业务指导、接收保管，于法无据、于理无由、于事无补，不占天势地利人和任何一方，自然是“心有余而力不足”，其结果是人为制造了重点项目档案与一般工业与民用建设工程档案的割裂，引起了建设工程档案管理意识的混乱，削弱了建设行政部门加强建设工程档案管理的力度，导致了大量建设工程，特别是重点建设项目档案失控。因此，浏阳市重点建设项目档案管理改革由于有违国家法律、法规，有违建设管理程序，未达到预期的目标，改革两年来，根本未收集进合格的重点建设项目档案，更无从谈起整合档案信息资源。
四、几点建议
1．坚持依法治档。建设工程档案工作是一项功在当代，利在千秋的事业，浏阳市政府和各有关单位应严格按照《档案法》、《规划法》、《建筑法》、国务院第279号令《建设工程质量管理条例》、建设部第90号令《城市建设档案管理规定》、第136号令《城市地下管线工程档案管理办法》、国家档案局《城市建设档案归属与流向暂行办法》、《长沙市城市地下管线工程档案管理条例》等法律法规及国家、省、市有关文件精神，理清建设工程档案管理思路，理顺建设工程档案管理机制，以最有利于建设工程档案规范编制、及时收集的心态，积极融入建设行政程序，紧紧依靠建设项目管理把关，确保建设工程档案的真实性、原始性、系统性、完整性，确保建设工程档案及时收集进馆。浏阳市建设局及浏阳市城建档案室应切实行使职能，健全机制、加强人员、积极工作，并主动接受浏阳市史志档案局业务指导和监督。
2．坚持科学发展观。根据“十一五规划”和社会主义新农村建设的有关要求，今后一段时期将是城镇建设迅猛发展的时期，建设工程数量和规模都在迅猛增长，城镇建设档案工作专业性在深化，任务日益繁重。建设工程档案是在工程建设过程中形成的技术文件，它既是工程合法性的依据，又是工程质量控制的重要手段，还是今后维护管理和改扩建工作的工具，是需要随时查阅利用的，也可以说它是建设工程管理工作的有机组成部分。再者，城建档案工作的主流不是静态的库存，而是动态地形成、积累和收集，简单地进行存量上的整合是本末倒置，硬性地划转职能也是削足适履，我们必须科学地看待城镇建设发展形势需要，审慎决策。将重点建设项目档案与一般工业与民用建设工程档案相分离，将给今后的城镇规划、建设、改造和管理带来极大的弊端，必须尽快停止，以确保建设工程档案的完整性，便于今后利用。
二OO六年四月廿三日
衡阳“11?3”特大火灾坍塌事故的前后
2003年11月3日8时37分，衡阳市宣元村衡州大厦发生了一起由火灾引发的大楼坍塌事故。一栋竣工仅5年的大厦在燃烧了4个小时后，突然发生了部分坍塌，正在现场救火的2名武警消防战士被当场砸死，19名武警消防战士被掩埋在倒塌的废墟中，最后仅一名消防武警战士生还，3名现场摄影的新闻记者被砸伤，造成了建国以来武警消防战士一次死亡人数最多的记录，震惊全国。事故发生后全国许多城建档案部门的领导和同仁纷纷电询事件发生原因，事件发展的进程，衡阳市城建档案馆的城建档案工作是否到位，应承担什么责任，迫切想知道这次事故对衡阳市城建档案工作的发展产生的影响。
衡州大厦特大火灾坍塌事故可以说是全面检验城建档案工作的试金石，给衡阳市的城市建设、城市管理、工程质量监督、房地产开发、城建档案工作敲响了警钟。但这次事故却从另一个方面宣传了城建档案工作的重要性，促进市委、市政府、建设主管部门、建设职能部门更加重视城建档案工作，理顺工程竣工档案收集渠道，为发展城建档案事业创造了很好的契机。我们将过去几年城建档案工作状况，这次事故中城建档案发挥的作用，处理这次事故具体工作、经验，以及应吸取的教训，提供给全国城建档案同仁参考。
事故发生在当天下午，衡阳市城建档案馆得知开发商及坍塌楼房的名称，就立即召集信息开发中心人员，布置清查衡阳市城建档案馆现存“衡州大厦”及永兴集团开发的工程项目的报建档案和工程竣工档案。下午3时市建设局设计科接到衡阳处理“11﹒3”事故的工作组电话，要求查询“衡州大厦”设计图纸便立即通知衡阳市城建档案馆。同时市规划局档案室也请求衡阳市城建档案馆查询“衡州大厦”报建材料。从衡阳市城建档案保存的规划局移交的报建档案中查到“衡州大厦”案卷中有红线图两张、审批单一张、工程建设用地、工程建设规划许可证存根各一张。该项目1994年报建，市规划局批复允许建设6层，设计布局为三栋座东朝西成平行排列建筑，1997年办理了建设用地规划许可证及红线图，该工程项目2000年才办好建设工程规划许可证，报建档案2000年10月由市规划局移交衡阳市城建档案馆。经国务院事故调查小组核定“衡州大厦”实际建筑为8层（局部9层），实际布局为回型四合院建筑，原设计消防通道也大大缩水。1998年竣工，竣工前就办好了产权证。“衡州大厦”没有向衡阳市城建档案馆移交工程竣工档案和资料。衡州大厦是一栋典型的违规建筑，分别违反了《城市规划法》、《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案管理规定》、《衡阳市城建档案管理办法》。11月5日国务院“11﹒3”事故调查组到衡阳市城建档案馆要求查看衡阳市新竣工的解放路改造工程的消防竣工图。为了查明事故原因，在一个星期内先后有6个单位，11批人员到城建档案馆查阅“衡州大厦”及永兴集团的档案资料。衡阳市城建档案馆为调查弄清事故原因提供了最直接的证据。
衡州大厦工程的竣工档案为什么没有移交？虽然从2003年5月衡阳市城建档案馆通过市建设局工程设计图审查中心与报建单位签订报送档案责任书；2003年7月派专人进驻市政府政务中心严把换发规划许可证正本关，通过省质量监督站在衡阳市城建档案馆落实竣工工程
档案预验收、备案制等手段，完善竣工工程档案收集措施。1999年至今这5年中，衡阳市城建档案馆对于竣工工程档案的收集主要依据市工程质量监督站当年已竣工项目台帐（每季接收一次）依照《衡阳市城建档案管理条例》对已竣工工程项目下发《竣工工程档案催交通知书》，同时受市建委委托开展执法检查的方式指导、收集受监的工程竣工档案；通过原市建委对系统内承担的公用设施建设、市政建设行政干预收集竣工工程档案等手段接收工程档案，但收效不大，每年全市竣工的工程项目多达几百个，却只能接收进馆工程档案300多卷。
永兴集团1996年成立，该公司为了少交规费，大多数项目采用先上车，后补票，以罚代交，或利用不正当关系，通过领导打招呼，批条子，利用“民营企业”这块挡箭牌逃避规划部门、工程建设主管部门的管理和监督。9年共开发了20多个项目，只有三个工程（永富大厦、永兴大厦、永福大厦）到工程质量监督站备案，接受工程质量管理部门的监督。而“衡州大厦”这个项目没有受监，逃避了工程主管部门的监督，也逃避了城建档案部门的监督，采取这种手段的开发商在衡阳不在少数，严重搅乱了当地的建筑市场秩序。
为了配合建设部开展的2002年全国城建档案执法工作大检查，衡阳市城建档案馆业务指导科到永兴集团开展了执法检查，发现了存在的部分问题，对永兴集团下达处罚通知书，前后交涉三个多月，经多方努力才收回了永福大厦、永安大厦、东兴花园C、F、G栋工程档案。由于开发商不配合，执法困难，造成了“衡州大厦”档案收不上来。
“11?3”事故给衡阳市政府、城市规划、建设主管、建设监督、
城建档案等部门，以及衡阳市老百姓的日常生活带来了巨大影响。国务院“11﹒3”特大火灾事故调查小组在调查事故原因过程中十分强调档案、原始凭证的重要性，凡事都讲究真凭实据，不放过任何细节，这种求真务实的工作作风给衡阳市市政府、规划、房地、建设主管部门产生十分深远的影响。在由市政府组织的全市消防大检查，由市建工局组织的18个清查全市建筑市场工程隐患工作小组，房地局房产档案清查中，在处理各类违规、违法问题时，首先就查看原始凭证和原始档案，没有档案的首先要求到衡阳市城建档案馆查阅相关资料，依法办事。通过“11﹒3”特大火灾事故，全市消防检查、建筑市场整顿使建筑主管部门、业主、开发商、市民接受了一次良好的档案法规知识宣传教育，城建档案工作的地位因此得到提高。“11﹒3”特大火灾事故后，来衡阳市城建档案馆查阅档案的人数大幅增加，许多开发商、业主主动与衡阳市城建档案馆联系愿意尽快移交工程档案，或请衡阳市城建档案馆上门进行档案业务指导，许多职能部门也主动配合城建档案馆的工作，衡阳市城建档案馆面临的许多问题也引起了市政府的高度重视。
衡阳市城建档案馆抓住这一有利时机，在“11﹒3”特大火灾事故后两次举办了全市开发商、业主、城建档案业务知识培训班。利用“11.3”特大火灾事故对他们进行警视教育，结合建设部《建设工程文件归档整理规范》，与业主、开发商共商提高工程档案质量和工程档案进馆率，同时开始清查全市建设工程档案未移交进馆的情况，准备报请市政府分别在市建设工程设计图审查中心和市政务中心严格把关，不移交工程档案的业主和开发商不进行工程设计图审查及换发规划许可证正本。
从“11?3”事故我们认识到，必须加快城建档案工作现代化的建设，充分发挥城建档案信息中心的作用，提高对突发事件的快速反应能力；完善城建档案馆的内部管理制度，提高城建档案馆干部职工队伍的业务素质，加强城建档案编研，全方位、有成效、快捷地为城市规划、建设、管理和城市经济建设服务。
（文载建设部《城建档案》杂志2004年第2 期）
广东省县级城建档案管理情况调研报告
受广东省建设厅委托，广东省城建档案研究会成立调研组，于2003年底对全省县级城建档案管理情况进行了调研。
一、县级城建档案管理机构设置情况
(一)广东省大部分县(市、区)都设有城建档案管理机构，配备专人负责。据调查统计，县(市、区)城建档案管理机构设置中，设
置城建档案馆的共9个，占10％’，分别是广州花都区和从化市、深圳宝安区和龙岗区、佛山南海区、三水区、高明区、湛江雷州市和云浮罗定市：2 4个城市中心市区由所在地级以上市城建档案馆集中统一管理，占26％：设置城建综合档案室的共23个，占2
6％；设置内设机构的共23个，占26％；城建档案工作明确由办公室、规划监督管理股、市政规划股负责的共6个，占7％：未纳入管理的4个，占5％。
(二)广东省县级城建档案管理机构多数归口建设局管理，少数归口规划局(规划国土局)管理。不包括城市中心市区在内的65个县(市、区)中，归口建设局管理的共41个，占63％：归口规划局(规划国土局)管理的共19个，占29.2％；顺德区城建档案馆原归口顺德市规划国土局管理，机构改革后并入顺德区档案馆，占1.5％：未纳入管理的共4个，占6.2％。
(三)县级城建档案管理机构人员编制不足，人员素质偏低，但专业配置基本合理。除城市中心市区外的65个县(市、区)中40个无编制，占61.5％；25个有编制，占38.5％。人员编制较多的是深圳市宝安区和龙岗区，分别是15人和1O人，湛江市徐闻县和雷州市，分别是9人和6人。全省县级城建档案管理机构定编人员90人，实际在职人数160人，其中工程技术专业38人，占24％；档案专业34人，占21％；取得中级职称人员13人，占8％。
(四)县级城建档案管理机构经费来源不平衡，有的县(市、区)城建档案管理机构经费比较充足，有的则经费来源困难，甚至没有经费来源。全省县级城建档案管理机构经费来源分为财政拨款、差额拨
款和自筹三种形式，其中财政拨款的占4 5％，差额拨款的占3％，主管局拨款和自筹的占52％。
二、县级城建档案管理基本情况
总体上看，设立了城建档案管理机构的，城建档案工作都开展得较好；没有设立机构由科室兼管的，城建档案工作都比较薄弱。大部分县（市、区)将城建档案管理纳入了规划建设工程管理程序，执行了工程档案预验收和工程备案制度，但是不少县(市、区)尚未落实。大部分县(市、区)城建档案收集主要是建设局或规划局自身产生的档案资料，建没工程或规划档案等其他门类城建档案未能系统完整地收集，馆藏结构单一。城建档案馆藏较多的有：雷州市城建档案馆，馆藏8万卷，吴川市、遂溪县、徐闻县、增城市城建档案馆，馆藏3万多卷，深圳南山区、宝安区、龙岗区以及廉江市城建档案馆馆藏均超过1万卷。大多数地级以上市建立了以地级市城建档案馆为中心，以区、县城建档案馆(室)和其他建设单位为基础的城建档案管理网络，对县级城建档案工作进行业务指导、督促检查和培训。但也有一些地级市对县(市、区)的指导很少，甚至根本没有联系。
三、县级城建档案管理工作存在的主要问题
一是一些县(市、区)的主管领导对城建档案工作不够重视。他们没有将城建档案工作列入建设事业发展规划，摆上议事日程；没有落实人员编制和经费来源，直接影响城建档案工作在规划、建设和管理中发挥作用。
二是城建档案管理机构不健全。一些县(市、区)还未建立城建档案管理机构：一些县(市、区)虽然设立了机构，但没有人员编制
或长期未开展工作，机构形同虚设。
三是县级城建档案管理机构人员编制不足，人员素质偏低。我省大部分县(市、区)的城建档案管理机构没有编制，而且在机构改革、机关人员减少的情况下，很难安排兼职管理，这就给城建档案管理工作带来困难和压力。另一方面，具备城建档案专业知识的管理人员少，业务不熟，管理水平较低，且档案管理人员人手不足，还经常抽调去其他部门。
四是一些县(市、区)城建档案没有实行集中统一管理。如城建档案管理同属一个局的，报建档案由规划股管理，工程档案则由工程管理股或质监站管理，且多数没有经整理归档。不同属一个局的，城建档案管理机构归口规划局管理的，因与工程验收、备案工作的建设管理部门脱节，建设工程档案收集困难；城建档案管理机构归口建设局管理的，则规划管理档案收集困难，未能实现本县(市、区)城建档案的集中统一管理。
五是相当部分县(市、区)城建档案工作没有纳入规划建设管理程序。由于没有纳入规划预验收或建设工程备案管理制度，直接影响到城建档案的收集工作，导致大量城建档案流失。
六是县级城建档案管理总体水平不高。城建档案归档整理不规范，基础管理设施滞后，库房面积严重不足，无法妥善保管大量档案。
四、进一步搞好县级城建档案管理工作的建议
(一)进一步提高各级领导对城建档案工作的认识。城建档案事业，功在当代，利在千秋。加快城镇化进程，统筹城乡经济社会发
展，是促进广东省城建档案工作全面协调发展的有利时机。这就要求各地、各级主管部门在加快推进城镇化进程中，统筹全局，把城建档案工作纳入建设事业发展规划，不断改善城建档案管理工作，促进城建档案管理工作与城乡建设事业协调发展。
(二)各地、各部门应认真贯彻落实国家和省有关规定，健全城建档案管理体制。各地、各部门应认真贯彻落实《建设工程质量管理条例》(国务院第279号令)、《城市建设档案管理规定》(建设部第9O号令)等国家有关法规、规章以及广东省建设厅《关于加强城市建设档案管理工作的通知》(粤建规字(2OO2)1OO号)的要求，切实加强对城建档案工作的领导和管理，保证城建档案机构、人员和管理体制的相对稳定，在机构改革中，不要任意撤并城建档案管理机构，以保障城建档案工作持续、稳定、健康的发展。设市城市应建立城市建设档案馆；县、区、中心镇及经济发展较快、建设量较大的镇也应设立专门的城建档案管理机构。并切实将建设工程档案预验收工作纳入规划建设管理程序，纳入规划和建设工程验收及备案环节。
(三)县级城建档案管理机构应加强城建档案管理，努力提高管理水平和服务水平。县级城建档案管理机构要树立“有为才有位”的思想，按照国家《城市建设档案著录规范》(GB／T50323—2001)、《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328—2001)的要求，结合实际在城建档案的收集和管理方面制定具体的工作制度和程序，并向社会公布。要进一步提高工作人员素质，有计划地安排人员参加岗位培训。有条件的县(市、区)要进一步实现城建档案的现代化管理水平和开发利用水平。要增强档案服务意识，积极参与地方建设的重要活
动，充分利用城建档案为建设规划行政主管部门提供服务，对建设单位的工程档案收集归档管理提供主动跟踪指导服务，走出封闭、半封闭和被动服务的状态。
(四)省、市行政主管部门应当加强对县级城建档案工作的管理和指导。城建档案管理是一项专业性很强的工作。省建设厅应加强对全省城建档案工作的管理，并委托省城建档案研究会开展全省城建档案业务培训工作。各地级以上市行政主管部门要加强对县级城建档案工作的管理，市城建档案馆应加强对县级城建档案工作的业务指导，积极提供支持和帮助，并形成经常化、制度化和规范化，使广东省县级城建档案管理工作迈上新台阶。
（文载建设部《城建档案》杂志2004年第2期）
漫谈“三档合一”
所谓“三档合一”，其来源是2002年广东省顺德市（注：2003年1月8日已改为佛山市顺德区）城建档案室和房地产档案室并入市档案馆，将“三种档案实体”合并组建为一个新的县级综合档案馆（以下简称“新馆”）。笔者认为，这一来自全国县级城市机构改革试点单位——广东顺德的档案体制改革方案，如果作为一种新尝试，是无可厚非的。但是，在此项改革刚刚起步的阶段，综合档案部门就试图将其作为市、县档案体制改革的最佳模式，具有普通的示范意义和重要举措（见2003年1月13日《中国档案报》），而向全省乃至全国推而广之，则显得有些操之过急。因为，体制改革中的“摸着石头过河”，本身就包涵着“水浅”、“水深”，“有进”、“有退”的双重涵义。更何况顺德的自身改革还尚未定型，城建档案的主管部门建设规划局也还没有公开表态支持，综合档案部门就盲目推广，急于求成，显然不够妥当。
改革固然需要“突破”，但社会更需要稳定，更要讲求实事求是。而要降低“改革成本”，规避“改革风险”，就不能不从理论和实践这两个方面对其进行必要的探讨，以帮助有关各方能够客观地认识“三档合一”。
首先，抛开实践，从纯理论上讲，“三档合一”，对于县级档案的统一管理是颇为有利的。一是“三档合一”，可以精简掉两个相对独立的档案机构，取消两种档案管理中间环节，并可每年为县级财政节省数以十万计的“人头费”；二是“三档合一”可以统管本辖区内的三种档案实体。并通过急聚地增加馆藏量，优化馆藏档案结构，最大限度地整合县级档案设施、人才和档案资源，使县级档案馆成为真正意义上的“综合档案馆”；三是“三档合一”，可以利用科技档案的实用价值，和当地政府正实行的科技档案有偿服务政策，继续收取城建档案的保管费和房地产档案的利用费，成倍地增加“新馆”的经济收入，提升“新馆”的综合实力和发展后劲。
然而，事物的发展总是不依人们的主观意志为转移的。尤其是类似于“三档合一”这样的人为因素较为明显的所谓档案体制改革新模式，莫说是要将其推广至广东省内外，就是在佛山市顺德区本身能否长久地维持下去，目前仍是个未知数。因为：
第一，档案部门提出“三档合一”其本意似乎不是为了进一步方便社会各界，尤其是当地政府及其建设主管部门对城建档案信息的查阅、利用，也不是为了提高专业档案的管理水平，而是为了吞并城建档案馆，以壮大综合馆的实力。但是，“城建档案工作的根本目的是提供城建档案资料为城市建设和经济发展服务。”其主要利用对象，就是当地政府及其规划、建设主管部门。所以，一旦影响到当地政府及其建设主管部门的档案利用，那么“三档合一”的档案体制就会迅速解体。因此，档案部门必须尽快的研究出档案利用的最佳形式，主动地消除这一弊端，以使档案利用部门在批量地利用专业档案信息时，能像往日一样快捷、一样地到位，没有任何不方便之感。但不知道档案部门能否做到这一点。
第二，顺德区城建档案原主管部门在座谈会上的“表态”是无奈的。因此，他们还会不会始终按照最初的“承诺”，继续发场“风格”，从事那些与己无关的额外工作，如果他们有意淡出，那么“三档合一”改革初期的“适宜环境”，将会随着时间的推移而逐步消失。而一旦失去规划、建设部门有效支持和把关。专业档案的接收与管理，将是一种什么样的局面，可想而知；再有，“三档合一”切断了顺德区与佛山市乃至全省、全国城建档案部门的联系，其业务建设中的许多问题将从何种渠道或以何种方式解决，也是一个很现实的问题。
第三，机构改革，并不是单纯的撤机构、并职能、减人员，不能把姓“档”的都“同类项合并”。 “三档合一”不符合现行的有关法律、法规、规章；不符合现行的、已被实践证明是正确的管理体制，若要改变国家建设行政主管部门“负责全国城市建设档案工作”的体制，必须由国务院对建设部“三定”方案中取消这项职能，否则将造成管理体制的混乱。
第四，从“顺德模式”的实际推广价值来看，“合”在一起的“三种档案实体”之间，不存在相互依存、相互制约的内在的联系，也不存在“葵花向阳”式的向心力和凝聚力。它们虽然已经“合”到了一起，但实际是“貌合神离”。据说，与房地产档案室并列的城建档案室依然放在国土局，三个编制还没有经费。另外，由于“三档合一”没有得到其它地方政府及其相关部门的原则支持，所以，时至今日并没有“一呼百应”的推广效果，而且还在一定程度上引起了人们的反感，也影响了档案系统内部的安定与团结。对此，档案部门应当引起足够的重视。
总之，“三档合一”的新模式，已在佛山市顺德区试行了一年多。究竟这一试点经验能否像有些同仁所预期的那样，“为市、县档案馆的发展闯出一片新的天地”，还将由实践作出“鉴定”，因为实践是检验真理的唯一标准，我们不要忘记马列主义的这条根本原理。
（文载建设部《城建档案》杂志2004年第2期 ）
〔注〕：2006年4月，笔者再度踏上佛山市顺德区，所看到的情况是：顺德城建档案馆自2002年合并到综合档案馆后，由于没有规划、建设部门的支持，城建档案收集失控，给顺德城市规划、建设、管理带来严重影响，为此，在佛山市规划、建设局的高度重视下，在佛山市城建档案馆的具体指导下，2006年3月，新的顺德区城建档案室又重新挂牌，隶属于顺德区规划局管理，原已合并到综合档案馆的人员和城建档案，成为了历史的尘封。至此，顺德的“三档合一”模式以失败而拉下了帷幕。
“大档案”管理体制之我见
近来，一些地区的档案部门提出建设“大档案”即“三档合一”的设想。其基本思路是：
一、合建综合档案馆。即市、县综合档案馆、城建档案馆、房地产档案馆三馆合一建立新的综合馆，实行档案统一管理。建设经费由财政、建设、房地产主管部门负责。
二、实行所谓“大档案”管理体制。即改变当前实行的城建档案工作由建设行政主管部门领导、业务上受同级档案行政主管部门监督指导的管理体制，实行城建档案工作由档案行政主管部门领导。
“大档案”的本意是为了方便群众查阅档案，其理想中的出发点还是不错的。但这种管理体制与现行法律、法规不符，与国家规定的管理体制不符，与大城市建设的发展需求不符，而且档案形式上的集中，不但不能真正方便群众，方便城市规划、建设、管理，也不利于城建档案的收集、保管和利用。其主要理由是：
（一）与城建档案工作有关法律、法规、规章的规定不符
1、中华人民共和国国务院第279号令《建设工程质量管理条例》明确规定了建设工程档案质量是建设工程质量的一个组成部分，国务院建设行政主管部门对全国的建设工程质量实施统一监督管理，县级以上地方人民政府建设行政主管部门对本行政区域内的建设工程质量实施监督管理。
2、国家建设部第90号令《城市建设档案管理规定》第三条指出：“国务院建设行政主管部门负责全国城建档案管理工作，业务上受国家档案部门的监督、指导，县级以上地方人民政府建设行政主管部门负责本行政区域内的城建档案管理工作，业务上受同级档案部门的监督、指导。城市的建设行政主管部门应当设置城建档案工作管理机构或者配备城建档案管理人员，负责全市城建档案工作。
3、1996年7月5日《中华人民共和国档案法》修正颁布后，国家档案局根据《档案法》和《全国档案馆设置原则和布局方案》等法律法规于1997年以[档发字（1997）20号]文件印发了《城市建设档案归属与流向暂行办法》，明确了城建档案馆的法律地位和档案管辖范围。
4、地方法规规章也有明确规定，例如《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》第八条规定：“综合档案馆由档案行政管理部门归口管理，专业档案馆由有关主管部门归口管理”。第十三条规定：“列入市（地）、县（市、区）综合档案馆收集范围的档案，自档案形成之日起满十年的，向市（地）、县（市、区）综合档案馆移交；列入专业档案馆收集范围的档案，自项目档案验收或者自档案形成之日起6个月内，向专业档案馆移交。”
5、又如浙江省人民政府第114号令《浙江省城市建设档案管理办法》第五条规定：“县级以上人民政府建设行政主管部门主管本行政区域内的城市建设档案事业，业务上受同级档案行政主管部门的监督、指导。有关主管部门应当重视本系统的城市建设档案工作，建立健全本系统城市建设档案管理制度，并接受城市建设档案机构的业务监督、指导。建设行政主管部门的城市建设档案机构或者档案管理人员具体负责城市建设档案管理工作。”
6、2004年10月27日长沙市第十二届人大常委会第十五次会议通过，2004年11月28日湖南省第十届人大常委会第十二次会议批准颁布施行的《长沙市城市地下管线工程档案管理条例》第四条规定：“市建设行政管理部门负责地下管线工程档案的有关管理工作，市城市建设档案馆具体负责地下管线工程档案的业务指导、收集、整理、保管及提供利用等工作。”
（二）与全国城建档案管理体制的现状不符
根据国务院“三定”方案规定，国务院建设行政主管部门负责全国城建档案管理工作，建设部设立城建档案管理办公室具体负责全国城建档案的日常管理工作。
为了加强对城建档案的管理，有效地收集、保管和利用档案，更好地为城市规划、建设和管理服务，国家明确规定，各城市应当设立专业档案馆（城建档案馆），以保障城建档案管理工作与城市建设事业协调发展。目前，全国各地（市）级以上的城市全部设立了城建档案馆。县（市）级城市根据需要分别设立了城建档案馆或城建档案室，归口建设行政主管部门管理。并把城市建设档案管理作为城市建设管理的一个组成部分。
各市城建档案馆已成为保存城市建设重要档案信息的基地，馆藏档案逐步实行现代化管理，建立城建档案信息网，重要建设信息上网公布，在城市的规划、建设和管理活动中发挥了非常重要的作用。
国家、省、市城建档案管理体制的建立使上下渠道畅通，横向联系紧密，部门职责明确，城建档案收集规范，城建档案事业得到了健康发展。
（三）“大档案”管理体制的弊端
一些档案部门设想的“大档案”管理体制既不符实际，也不利于城建档案事业的发展，其弊端在于：
1、造成管理体制混乱。
城建档案工作是指在城市规划、建设和管理活动中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。既包括城市建设工程档案，也包括城市建设系统各专业管理部门和机构形成的业务技术档案，同时又包括有关城市规划、建设、管理的政策法规、科研成果和城市历史、自然、经济等方面的基础资料。城市建设工程档案是在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，这些工程档案的形成，与整个建设过程密不可分，国家法律已明确规定了工程档案的质量是整个工程质量的组成部分，城建档案管理是城市建设管理的重要组成部分，而且也明确规定了城建档案的管理体制，既然建设工程档案的质量是整个建设工程质量的一个重要组成部分，城建档案管理是城市建设管理的重要组成部分，人为地把两者进行分割是错误的。按照“大档案”的思路来理解，今后建设工程质量和城市建设管理应该有建设行政主管部门和档案行政主管部门共同管理，显然，这种管理体制把职能部门的职责混淆了，档案部门超越了自己的管理权限，这种多头领导会设置工作上的人为环节，造成管理体制混乱，因此，在城市规划、建设、管理过程中形成的真实历史记录，都属于城建档案，城建档案工作应由建设行政主管部门来领导，实行集中统一管理，而在业务上则应受同级档案行政主管部门的监督、指导。只有这样的管理体制才是符合法律、法规的，也是符合实际的，其管理职能更是清晰的。
2、城建档案收集容易失控。
城建档案的收集是一个非常重要的环节，如果城建档案不能进行完整、及时收集，就谈不上城建档案的管理和利用。目前从国家到地方各级建设行政主管部门都对城建档案的收集工作高度重视，制定了许多制约性措施，实行“一条龙”控制。如建设单位领取建设工程规划许可或施工许可证前，就必须与城建档案馆签订《建设工程竣工档案移交承诺书》，填写《建设工程档案终身责任人登记表》，在整个工程的建设过程中，城建档案馆对工程档案工作进行监督、指导，并负责对其有关人员进行业务培训，在工程竣工验收时，由城建档案机构对工程档案进行专项验收，工程档案经审核合格，建设单位按期限向城建档案馆移交工程档案，并由城建档案馆出具工程档案质量认定书，准许其向建设行政主管部门备案，档案不合格或没有向城建档案馆移交档案的，备案机关不允许该工程备案，工程不能投入使用，工程款项不能结清，房产部门不发房产证。不按规定向城建档案馆移交工程档案的，将受到经济处罚。这一系列制约措施，是在建设行政主管部门的直接督查、协调下进行的，建设系统各相关部门密切配合，层层把并，使工程档案的收集从源头上得到了控制。如果城建档案工作与建设行政主管部门脱钩，城建档案工作不再成为建设部门的一项主管业务，不再成为城市建设整体工作的程序，那么城建档案的收集工作势必困难重重，甚至可以这样断言，城建档案馆脱离建设部门的领导，城建档案的收集就会严重失控，就会严重影响城市建设档案事业的发展。
3、既是一种部门利益的考虑，也是一种历史的倒退。
纵观国内或国外，都有各种类型的专业档案馆，就国家而言，有历史档案馆、气象档案馆、地质档案馆、照片、影片档案馆等等，将档案分门别类，按专业性质集中统一保管，有利于档案的管理和利用，有利于各专业档案馆按专业性质配置专业人才，有利于档案事业整体发展。就地方而言，每个城市设置城建档案馆也有利于城建档案部门积极主动地为城市规划、建设、管理等各项工作服务，有利于城建档案的开发和利用。在城市设置专业档案馆并非是我国仅有的，在德国、澳大利亚等国家的城市中，同样设有建筑档案馆。上海浦东新区作为开发区，实行“三档合一”的尝试未尚不可，但作为上海这个国际性的大城市来说，却观点非常鲜明：必须分设上海市综合档案馆和上海市城建档案馆。因为随着社会的发展，专业分工必将越趋细化，这是社会发展的需要，是城市发展的需要，也是科学管理的需要。如果在城市中，搞大而全的档案模式，把所有专业档案都由档案部门统揽统管，其结果会造成都想管却又都管不好的局面。在1980年以前，城建档案工作没有引起足够的重视，城市建设档案资料丢失、损毁、不完整的现象非常严重，甚至“只管建设、不管档案，只建设不存档”，以致埋下种种隐患，建设事故屡屡发生，给国家、集体造成了难以挽回的损失。此后，党中央、国务院领导就搞好城建档案工作作了重要指示，国家档案局和国家建设主管部门也对在各城市中尽快建立城建档案馆的问题进行了调研、座谈，并作出了在城市中建立城建档案馆的决定。1980年以后，全国各大中城市相继建立了城建档案馆。理顺了管理体制，对城建档案工作实行集中统一管理。几年来城建档案事业的健康发展有力地证明了在城市中设置城建档案馆的必要性、科学性、合理性。“大档案”的设想，只是单纯从部门的利益出发，是一种主观上的权属变更愿望，简单地认为现在城建档案工作已经基本正常了。城建档案馆也已经发展到了一定的规模，档案局可从对城建档案的宏观指导转为对城建档案馆的直接领导，殊不知这样的设想如果付诸实施，又会使历史走向倒退，城建档案工作混乱的局面又会重演。
（四）几点意见和建议
1、城建档案馆和综合档案馆没有必要在一个地块上合建，如果将合建后的两馆并称为综合档案馆更为不妥。
因为根据档案法实施办法规定，综合档案馆由档案行政主管部门归口管理。专业档案馆由专业行政主管部门归口管理，合称为综合档案馆，势必将改变专业档案馆的管理体制，而管理体制的改变所带来的弊端已在前面作了简要分析，这里不赘述。
2、由于城建档案馆和综合档案馆各自馆藏档案的利用对象不同，两馆合建意义不大。
国家档案局规定，综合档案馆应建立省、市、县三级党政文件查阅中心，这既是为了方便群众查阅档案，也是由综合档案馆所管理的档案载体的性质所决定的。因为综合档案馆馆藏档案，往往以红头文件为主，这些档案具有利用对象广泛性、群体性等共性特点。如各级政府关于下岗工人最低生活保障线的规定，凡是想了解这方面规定的人，都可以到档案部门查阅，此外，其它有关的政策、规定、部门所发的文件，群众都可以查阅，因此，利用综合档案馆馆藏档案的对象其涉及面就非常广泛。
城建档案馆的馆馆藏档案主要是建设工程档案和建设行政主管部门形成的业务档案，包括地面建筑物，市政公用设施（包括道路、桥梁等）、地下专业管线等工程档案，其利用对象具有特定性、个性的特点。例如要查阅某广播电视大楼的工程档案，就必须持有该单位的介绍信，要查阅地下管线的走向、高程就必须持有管线产权单位的介绍信，专业档案往往具有一定的保密性，国家规定地下管线档案的密级为机密，建筑物竣工图密级为秘密。一般情况下，市民不可能直接查阅这些档案，因为这些档案一旦公开，有可能对城市的安全，国家的财产，乃至人民的生命构成威胁。只要这些实体存在，档案的密级就不会降低。省保密局每年都要对城建档案馆保管的城市地形图的利用情况作严格检查，其目的就是为了防止泄密，防止破坏，保障城市安全。
由于城建档案利用对象具有特定性，加上建设单位向城建档案馆移交档案时，要签订城建档案移交书。因此，档案利用者完全清楚查阅城建档案该到城建档案馆。
所谓综合档案馆和城建档案馆合建一块，是为了方便老百姓查阅档案，避免老百姓因搞不清楚档案存放地点而两头跑的说法是不成立的，事实上也从来没有发生过此类事。
当然，“大档案”的出发点应该是好的，其目的是为了方便老百姓，但随着信息化的发展，应该考虑网络基础上的大档案，形成虚拟网络建设，达到档案信息资源的共享，而不应拘泥于实体上的结合。与此同时，我们还必须充分重视档案的保密性，所以应考虑走数字档案馆建设的路子，启动档案专网建设，使档案信息资源既能共享，又能确保其安全。我们认为，“大档案”不应该仅仅是形式上的集中，关键是要发挥档案的作用，使档案更好地为经济建设服务。
3、根据城市建设和档案事业发展的需要，可考虑分别新建综合档案馆和城建档案馆。
跨入新世纪，随着国民经济的快速发展，我国城市化进程也会进一步加快。在大城市战略的实施中，城市建设档案信息将愈显其重要性，城建档案馆也愈将发挥更加重要的作用，为城市的规划、建设和管理提供科学的依据。根据城市建设发展的需要，可考虑将市城建档案馆和县城建档案馆机构合并，共建大城建档案馆，接收“大”城
市规划区范围内所有城建档案；综合档案馆也可考虑市、县、城区机构合并，共建新的大综合档案馆新馆。
总之，任何单位任何人都不能从部门利益出发，不顾实际，随意改变早已明确，并且已被实践证明是完全科学、正确的管理体制。
（文载建设部《城建档案》杂志2004年第2期）
对房地产权属档案管理的建议
最近笔者因故去南方某市，与该市某区的有关同志交谈时得知，该区为加强房地产权属档案管理，拟将分散在各镇房管所的权属档案集中统一管理。由于档案业务技术和资金等原因，该区房地产权属管理部门准备请区档案行政管理部门来参与，并拟将整理后的档案交由区档案馆保存。
应该说，该区加强房地产权属档案管理的决策是十分正确和绝对必要的，请档案部门的业务技术人员适当参与也是不无助益的。但是将产权档案交由区档案馆保存的意见是值得商榷的。
首先，房地产权属档案是特殊的专业档案，不同于其他档案。它形成于权属登记的过程当中，又是产权登记和权属管理的工具，是需要随时查阅使用的，它直接为登记和管理工作服务，和房地产测量一样，是房地产权属管理工作的有机组成部分，房地产权属管理工作是不可须臾与之分离的。正如医院的病历档案和公安的户籍档案一样，不能从医院和公安部门分离一样。
其次，房地产权属管理部门与档案馆分属不同的系统和部门，工作之间的安排、衔接、矛盾、协调之麻烦可想而知。
因此，《中华人民共和国档案法》，《城市建设档案管理办法》等法律、法规对相关专业档案的管理都有明确的规定。《城市房地产权属管理办法》中，依据权属档案的特点，对房地产权属档案机构的设立，人员配备，设施设备，制度规则等都作了明确的规定。同时，《办法》也明确了同级城建档案管理部门对权属档案管理部门的业务指导关系。所以，从法、理、事等方面来看，把房地产权属档案拿到综合档案馆管理是极为不妥的。
类似上述某地的情况，近年时有所闻，有要把权属档案拿到房地产综合档案馆的，有要拿到市档案馆的，有拿到县档案馆的，果真如此，后果是难以想象的。为保障房地产权属管理工作正常，健康发展，仅借贵刊一角呼吁，希望此事能引起同行，特别是上级业务主管机关的关注。
建设部老干部局 郑吉荣
（文载建设部《城建档案》杂志 2006年第4期）
城市规划与城建档案
二十一世纪是社会发展和经济腾飞的时代，赋予了城市化全新的内涵。城市化既要体现“现代化”水平，又要体现“以人为本”的思想和“健康城市”的理念及特征。作为区域经济发展中心的城市，是现代文明最直接的载体，城市的规划、建设风格等都要真正体现出现代化气息、风采和特征。城市规划作为城市建设和发展的科学依据，在规划过程中需要大量的基础资料，只有对自然、经济和社会因素进行综合分析研究，才能使编制的城市规划具有科学性、连续性、可操作性。因而作为“记录城市发展脉络、展现城市建设成就”的城建档案与城市规划有着十分密切的关系。
一、城市规划离不开城建档案
城建档案既是城市规划、建设和管理的真实历史记录，又是科学地进行城市规划不可缺少的重要信息资源和科学依据。
1、城市总体规划是城市建设发展的宏伟蓝图，事关城市建设和社会经济发展，科学合理的规划能够促进城市各方面的发展。山东海阳城市总体规划自1996年批复实施以来，城市各项建设均有了较快发展，城市面貌日新月异。但是，伴随着宏观经济形势和核电厂建设的背景，海阳的城市发展遇到前所未有的机遇和挑战，城市用地布局难以适应形势变化的要求。因此，2003年编制了海阳市城市概念性规划。要使规划科学合理，首先要对城市的历史和现状进行分析研究，只有充分地了解城市的过去和现在，才能有的放矢地规划好未来。因而在编制概念性规划时，城建档案馆全方位、多角度地提供了该市地理环境、历史沿革、资源条件、城市人口、社会经济、基础设施等基础资料，规划人员以此为依据，并结合海阳市国民经济长远规划和区域规划，确定了“两区、一带、六组团”的总体布局结构，对促进海阳市的城市建设和经济发展起到了重要作用。
2、总体规划具有战略性，详细规划具有战术性，总体规划必须通过详细规划才能得到进一步地深化和完善。总体规划离不开城建档案，详细规划就更离不开城建档案。拿旧城改造详细规划来说，由于城市旧城区往往人口密集，建筑历史长，基础设施落后，旧城改造历来是城市建设的难点，规划成了关键。规划的好坏直接影响着旧城的开发与建设。故在做规划之前，就要对旧城区原有的建筑物、基础设施，尤其是直观上看不到的地下管线有一个全面系统的准确了解。这时城建档案部门的作用就充分显示出来了，各种比例的地形图、地下
管线带状图及相关文字都需要城建档案馆来提供。如果没有城建档案馆提供的档案资料为依据，或者提供的资料不完整、不准确，编制的旧城改造规划实施时，将没有可操作性，该区域改造后也就没有了活力和吸引力。
二、城建档案如何为城市规划服务
服务是城建档案工作一个永恒的主题，笔者认为只有做好以下两点，才能为城市规划服好务。
1、在城建档案的收集、整理上有创新，不断丰富馆藏，为城市规划服务打下物质基础。
城建档案馆要为城市规划服好务，其基本条件就是必须具备齐全、详实、准确、适时的各种基础资料和数据。因此，这就要求对城建档案的收集、整理提出更高的要求。第一、要积极转变思想观念，改进工作方式，与时俱进，开拓创新。对建设项目实现“提前介入”，即由过去建设项目竣工后建设单位报送工程档案，转变为从项目立项、审批到竣工全程参与，实现档案的前端控制和全程跟踪服务。在档案收集的每个环节对建设施工单位都及时提醒，并进行业务指导。因而，从被动坐等接收的静态工作方式转变为主动上门收集的动态工作方式，保证了工程档案的进馆率和合格率。同时，广泛征集、收集具有保存价值和地方特色的档案资料进馆，不断丰富优化馆藏，切实解决馆藏结构和内容单一的问题，形成自己的馆藏特色，才能保证数字化城建档案馆建设的顺利进行。第二、要发挥部门作用，建立相互协调机制，实现部门大合唱，共同搞好城建档案工作。强化档案意识，树立全员参与管理，重视档案的理念，以对历史负责的态度，将城市新建、扩建、改建的各类地下管线，及时修改、补充到地下管线专业图上，并将图和有关资料报送城建档案馆，保证地下管线档案的准确性、完整性和现势性。由城建档案馆牵头，各管线产权部门协助，建立起有效的城市地下管线档案信息动态管理协调机制，将整个城市分散的，不同专业、不同内容、不同形式的地下管线档案进行资源整合，利用地理信息系统实现地下管线的动态管理。第三、要利用现代化技术手段武装城建档案馆。随着计算机技术的应用和网络技术的发展，馆藏档案将从纸制档案向电子文件和多媒体转化。多媒体技术的应用，突破了以往信息处理单一的限制，实现了图文声像一体化和文本数据、声像信息的海量存储，为馆藏形式多样化、信息大容量奠定了基础。城建档案馆还要根据自身馆藏特点和当地城市建设、经济发展的需求，建立别具特色的档案信息数据库，实现检索现代化；同时以缩微摄影技术作为档案现代化管理的辅助技术手段，逐步实现馆藏档案存储数字化。
2、在城建档案提供利用服务上有创新，实现城建档案为城市规划服务的作用。
城建档案馆要为城市规划服好务，就必须不断转变思想观念，更新服务方式和服务手段。第一、积极转变思想观念，强化服务意识，改变“重藏轻用”、“你借我找”的被动服务方式，采取“营销式”的主动服务。城建档案业务人员要坚持“以人为本，热情服务”的理念，放下架子，走出家门，定期到规划部门、有关设计单位走访，了解他们的需求。只有掌握了他们对城建档案需求的动态，才能打破被动服务的局面，提供有针对性的服务，才能使档案服务变被动为主动，由滞后变超前，以积极主动的新方式提供高质量的档案服务。
第二、以为城市规划提供优质服务为切入点，了解有关规划部门工作的需求，开拓新的服务方式和手段，多层次全方位地为城市规划工作提供优质高效的服务。对城市规划需求现状进行分析，密切配合城市规划工作的需要，积极开展城建档案编研工作。通过深层次的编研，编纂出“适销对路”的信息容量大、价值含量高的编研成果。比如说，城建档案业务人员可以根据城市规划的需要，把宠杂、零散的档案信息进行有机组合和必要加工，编辑《历年城市规划成果汇编》、《地下综合管线汇编》等，为城市规划决策提供科学依据，将城建档案事业融入城市规划工作中，为城市规划的多种需求提供全方位的主动服
务。第三、建立现代化的服务平台，构架服务城市规划的科学体系。
采用信息化管理理念，数字技术和网络技术等手段，为城建档案构建高水平的服务机制，变“死”档案为“活”档案，通过持续努力，逐步建立具有城建档案特点的服务平台，使城建档案管理步入利用可视化、工作网络化发展机制，为规划部门实现网上办公服务。并且定期在网上展开业务指导和咨询活动，向利用者提供有针对性的、系统的信息和见解，充分发挥城建档案信息的参考咨询作用，全面推进城建档案服务工作高水平、高层次延伸发展。
国内外城市规划工作的成功范例证明：一切受到市民广泛好评和认可的工程项目，除精心设计、施工外，科学合理的规划至关重要，而科学合理的规划又来源于丰富、详实、准确的城建档案信息资源。无论是编制城市总体规划、详细规划、还是其它规划，都离不开城建档案，城建档案提供得是否及时、完整及准确，对城市规划起着重要作用。所以城建档案部门要力求建立一个门类齐全、结构合理、质量
优化的馆藏体系，不断加强硬件建设，强化服务意识，提高服务水平，使城建档案工作与城市建设、经济发展同步发展，以超前的思想理念更好地为城市规划服务。
（文载建设部《城建档案》杂志 2006年第3期）
建设工程档案与工程质量刍议
建设工程与人类的生存和发展息息相关，建设工程质量直接关系
到人民的生命财产安全，改革开放以来，随着我国经济的持续、快速发展，工程建设规模逐年扩大，但建设工程质量也出现了不少问题。国务院对建设工程质量管理高度重视，国办发[1996]16号文件关于加大执法和监督力度，把好工程质量关的措施中明确指出要加强项目档案工作，肯定了建设工程档案在建设工程质量管理中的重要作用。
国务院279号令颁布施行的《建设工程质量管理条例》（以下简称《条例》）中第二章建设单位的质量责任和义务中第十六条建设工程竣工验收应当具备的条件为“有完整的技术和管理资料”，第十七条规定
“建设单位应当严格按照国家有关档案管理的规定，及时收集、整理建设项目各环节的文件资料，建立健全建设项目档案，并在建设工程竣工验收后，及时向建设行政主管部门或有关部门移交建设项目档案”。《条例》还在第八章罚则第五十九条中规定了对违法违规行为设定了比较严厉的处罚措施，确保了工程档案按规定移交的有力制约措施，使建设档案工作真正做到有法必依、执法必严、违法必究，步入依法治档的轨道。
一、 建设工程质量的形式
任何一个较大的建设工程，均有立项、可行性论证、勘察、设计，材料供应、施工、监理、验收的过程，所进行的每一个步骤和环节都有它的质量标准，其活动过程和内容都有真实记录，其记录、竣工图均需经过整理、立卷、归档形成建设工程档案，它是反映工程内在质量的重要内容。工程实物体的质量是工程技术人员通过精心实施能够保证的，其外表直观，当工程实物体的某一个部位有什么缺陷都能被发觉，但工程建设项目的内在质量就不容易被人们简单地把握，其是在利用档案信息并发现与实际情况不一致时，才能反映出它的问题所在。所以工程建设档案质量与工程施工质量同等重要，二者缺一不可。
二、工程建设档案质量
建设工程涵盖各类工程名称，工程建设是指工程的实施活动，工程建设档案是工程建设活动全过程的真实记录，在记录、收集、整理过程中，要求必须依照行政与技术的法律、法规，准确、真实的记录。
1、工程准备阶段的文件材料，由责任方按照实际反映情况，不能由任何个人和单位伪造，手续印章必须齐全。
2、工程监理单位，对工程活动中发生的质量问题及其处理情况、措施、实施过程、处理后的检测结果和鉴证情况记录。
3、主要原材料构配件的合格证、检验报告应按国家产品质量法及相关技术标准核实是否一致，产品的种类、规格、批号出厂日期是否过期，国家规定复检的产品是否于现场进行了复检。
4、施工现场的工程地质情况，地基与地质勘察的下卧持力层地质的强度是否一致，以及开挖后的情况记录。验基要对该工程地质情况作简要描述。按规定该签章的个人和单位要完善手续。
5、工程隐蔽记录，凡是在工程施工中上道工序被下道工序所掩盖的重要部位都应作好隐蔽记录，例如柱、梁、板的钢筋型号、绑扎、焊接、混凝土强度及外表质量、砂浆强度、预埋件、预制构件安装等一系列在工程竣工后难以获取的资料。
6、工程质量评定按《条例》规定工程建设实行业主负责制，工程质量管理由业主负责。工程质量评定按照国家标准分为分项、分部、单位工程质量评定，分级评定分级负责。按现行规定，基础、主体工程，单位工程的结论性意见应由工程建设质量管理部门认可，其质量情况应准确记录在案。
三、工程建设档案的可利用性
工程建设档案是建设立项报建审批、勘察设计、工程招投标、施工企业技术资质及活动全过程的文字、图表、图纸、数据声像等不同形式和载体的文件材料，它为今后的工程维修、改造、扩建研究分析提供重要的信息资源。工程档案在收集整理过程中应当考虑到今后的实用价值，在工程建设活动中形成的文字材料很多，如：材料的合格证、现场检验等，有的时效性强，有的存在期限限制，而我们的工程档案是长期保存有价值的信息材料，应有选择的接收，去粗存精，去伪存真，注重其利用性，因此在收集整理归档时应注意以下几点：
一是工程档案是工程建设活动中的第一手材料，要如实反映活动的真实情况，不能伪造，应具有准确性和原始性。
二是对工程质量评价、各职能部门对工程的鉴定意见应客观公正。
三是工程建设活动形成的文字材料、图纸、声像等应根据实际有选择的收集归档，特别重要的建设项目档案材料要收集完整。
四是工程档案的内容应系统、完整，整理规范，便于保存，查找利用方便。
四、几点建议
综上所述，工程档案与工程质量之间有着密切的关系，工程档案是工程质量的依据，工程质量离不开工程档案，二者相互依存。工程
档案管理包含于工程质量管理之中，工程质量是对包括工程档案在内的监督管理。要把工程档案的质量视为工程质量管理同等重要来抓。
1、各级应当将建设单位档案管理人员纳入工程建设项目质量管理体系中，业主、施工企业应配备专兼职建设档案管理人员，同样纳入考核目标。
2、工程建设档案管理人员、工程技术人员都要加强业务培训和学习，不断提高业务素质，档案人员除了学好档案专业的业务知识外，还要学习工程建设的技术规范、标准。工程技术人员除了掌握本专业的技术外，还应当加强档案管理的法律、法规及专业学习，增强工程档案与工程质量的意识。
3、工程建设在我国实行建设工程监理制，业主与监理单位签订监理合同时，除了明确工程质量监理外，还应将工程档案监理纳入监理的范围。
4、工程档案管理人员工程应及时到位，加强监督检查，主动深入工程施工现场跟踪提供业务指导，保证工程竣工后的竣工图竣工验收材料及施工期间的工程技术材料和管理文件材料及时、真实、准确、完整的收集归档移交。
（ 文载建设部《城建档案》杂志2006年第5期）
一纸档案明产权 挽回损失二十万
2001年6月上旬，长沙市雨花区红花坡居委会主任粟芷“最近有点烦”。随着芙蓉路改扩工程如火如荼地进行，居委会地处红花坡的两个门面正好在改扩拆迁范围之内，面临拆除。但因为历史原因，这两个门面一直没有办好产权。怎么办？作为最基层的政府机构对长沙市政府在新世纪开局之年最大的“实事工程”----“芙蓉路改扩工程”应该义不容辞地坚决支持，何况还有好多相邻门面在看着你哩！俗话说：“拆屋不拆屋，群众看干部、个体户就看你政府。”拆吧，产权没有确认，拆迁补偿没有依据。“你说烦不烦？”
世上无巧不成书。这天市城建档案馆业务指导科几位同志去芙蓉路改扩工程现场指导工程档案编制工作，刚好碰上了正在发愁的粟主任，谈起城建档案馆就是政府下属的专门收集、保管、利用城建档案资料的专业性档案管理机构。粟主任眼睛一亮，我们这两个门面的报建资料会不会在你们那儿？业务指导科的同志说：你去与我馆档案管理科联系，查资料，找他们没商量！
档案管理科的同志热情接待了带着满头大汗的粟主任，根据她提供的线索，在电脑里迅速查到她所要的资料就是：D395-040-002号档案资料，并迅速从库房中调出此卷。当这份装祯精巧、保存完好的档案资料摆放在粟主任面前时，粟主任现出了多天来难有的笑脸。管理科的同志为她复制了《建筑工程规划许可证》、《建筑红线图》、《竣工验收单》，这三份资料就完全证明了这两个门面是由红花坡居委会建设的，手续齐全。因此，红花坡居委会这两个门面共109平方米的建筑是合法建筑，应该得到拆迁补偿费计人民币21.8万元。
真是“踏破铁鞋无觅处，得来全不费功夫”。粟芷主任对市城建档案馆的同志除了一遍遍表示感谢外，说得最贴心的还是这样一句话：“我们一直埋头于政府基层机构工作，对城市人民政府的综合职能和机构设置还是不太清楚，特别地，对城建档案馆的职能不了解，要是早知道你们就是在为我们生活的这座城市建立档案，我们这两个门面的产权早就办好了！”
藏在深闺人未识 一朝出阁天下闻
时至六月，骄阳似火。湖南大学建筑系年轻的女博士蔡凌小姐最近一直奔波于长沙街头，实地勘测、描图、拍照片，忙过不停。事情原来是这样的：自从2000年开始，长沙市城市建设的步子明显加快，拆迁、腾地、扩路、拓城……古城长沙正以“一年一个样、三年大变样”的气魄迅速发展着。在城市建设过程中怎样去保护和发扬近现代建筑的特色，使历史文化名城长沙更具魅力，这一问题已引起各方人士的关注。蔡博士主动请缨，申报并承担了由湖南大学建筑系与长沙市建设委员会合作的《长沙市近现代化建筑调查与保护研究》课题。为了作好课题，一向潜心于象牙之塔作学问的蔡博士冒风雨、顶烈日，穿行在街头巷尾、施工场地。这些实地考察增加了她对长沙近现代建筑的感性认识，但因工作量太大，而且许多建筑改造变化很大、有的已近残毁，课题进展并不快。
在长沙市建委技术科同志的介绍下，蔡博士找到了长沙市城市建设档案馆。档案管理科的同志根据她的要求，调出了中共湖南省委一号办公楼、湖南省农业厅大门等重要建筑的轮廓图、立面图、平面图和剖面图。这些图纸虽然成图于五十年代，但制作得非常精确、细致。从立柱到门廊、从墙体到窗框、从瓦线到飞檐无不精细入微，而且图上尺寸刻划、数据标注清清楚楚。翻开历经岁月风霜的案卷，当这些极其珍贵的图纸徐徐展开、呈现在我们面前时，我们有的是惊讶、是赞叹、是会心的微笑、是美的享受。我们由衷地感受到这两栋现代建筑在设计和施工过程中，工程技术人员们是十分严谨、认真的，而且充分代表了他们当时的设计理念和审美情趣，也突出了这两栋建筑的功能价值。因此它们既是当时工程人员智慧的结晶，更是那一个时代长沙建筑的代表。长沙市城建档案馆档案管理科的同志为蔡博士复制了相关的图纸。蔡博士将图纸带回湖南大学后，立即在师生中产生很大的反响，大家为长沙近现代建筑艺术所折服的同时，更为长沙市城建档案馆档案资料的保管水平交口称赞。该套图纸资料为《长沙市近现代化建筑调查与保护研究》课题研究带来了很大帮助，一时之间，建筑学界争相传看。
为长沙市轻轨预可研作贡献
长沙市城市快速轨道交通工程是根据省委、省政府和市委、市政府决策，要求在“十五”末、“十一五”期间实施的我市建国以来投资额最大的一项重大工程。受长沙市人民政府计划委员会的委托，铁道部第四设计研究院（总部在武汉）承担了该工程的预备可行性研究工作。2001年9、10月份，长沙市城建档案馆档案管理科的四位同志配合铁四院的徐勇、王大柱、李艳湘等同志调阅了八一路跨线桥、浏城桥、侯家塘立交桥、八一高架桥、袁家岭立交桥、白沙立交桥、芙蓉路立交桥、湘江大桥、东屯渡浏阳河大桥以及五一下沉广场、五一广场改造工程、五一路朝阳、车站两路口人行地道等13个项目共67卷档案资料，复制图纸205张，文字材料320页。其中包括每一工程项目的平面图、立面图、剖面图、地质勘测资料和湘江水文资料，为铁四院节约补测补绘费用195万元以上。更重要的是，为了加快该项目争取国家发改委立项批准的进程，长沙市发改委正迫切需要铁四院尽快完成预可研方案编制，尽快报请国家计划发展委员会审批。长沙市城建档案馆提供的这些资料为铁四院同志们的研究工作带来了很大的帮助、争取了宝贵的时间。当然，这只是长沙市城建档案馆为长沙地下铁道工程服务的开始，相信随着该项目的立项、设计、施工，我们会为该项长沙有史以来最大的交通工程作出更多的贡献。
城建档案为重点工程决算提供佐证
为了客观、公正地对“五一路改造工程”的决算进行评审，需对工程建设中形成的相关档案材料予以核实，收取佐证。由于工程指挥部系临时机构，其工作人员也随着工程的竣工返回各自的原工作单位。因此，从工程指挥部无法查阅到当时工程建设中的文件材料，更无从了解到当时的情况。今年11月29日至30日两天，市投资评审中心周剑岚等一行三人来到城建档案馆，查阅了馆藏的“五一路改造工程”的竣工类档案55卷、审计类档案53卷。通过查阅档案，查看了工程建设中从工程批复到各段工程结算书以及工程指挥部的各项奖罚决定等文件材料，了解了工程建设的设计、施工、监理等情况，收集了各施工单位的工程结算书以及评审中心的结算审查报告等文件材料，查验施工结算是否符合税法要求、指挥部的奖罚决定是否到位、某些投资支出是否合理真实。这一次档案的利用，不仅为市投资评审中心确认工程指挥部的财务决算提供了佐证，而且还避免了五十多万元的经济损失。
以档案为依据，清理地下停车场
为配合长沙市道路秩序整治行动，市规划局需对市内六区建设单位地下停车场进行清理整顿，核实建设单位地下停车场的地下层次、面积、车位数等。8月9日，市规划局罗利克局长亲自主持召开了“地下停车场占用情况摸底调查”工作部署会，会议要求长沙市城建档案馆在三日内提供出经初步摸底确认的1997年以来建设的61处有地下层的工程报建审批文件及报建图，核实相关数据，进一步落实整改措施。由于时间紧、任务重，市城建档案馆管理科接到任务后，马上组织科室人员，全部投入这一突击任务。由于市规划局提供的摸底调查信息欠准确，给查询目录、调阅档案带来困难。管理科同志不辞辛苦，一是跑规划局综合处确认项目的建设工程规划许可证号；二是根据老同志回忆，调档查证。如现坐落在芙蓉中路的平安保险大厦，是1994年由湖南佳程房地产开发有限公司报建的，工程项目名称为“佳程大厦”；还有现在的东塘“友谊商城”，是1993年以“潇湘电影制片厂”名义报建的，等等。经过市城建档案馆管理科全体人员两天的努力，加班加点，共调阅卷次155卷，配合市规划局建管处、执法队，芙蓉区、天心区规划局等处工作人员，查证了近44万平方米地下层的面积、层次以及批准停车的车位数等情况，给下一步市规划局清理整治地下停车场提供了详实的资料。这次档案的利用，一是充分发挥了档案的历史凭证作用；二是解决了实地勘查点多、面广、工作量大的困难，节约了人力物力，收到了较好的的社会效益。
点亮兰台的星空
----发展中的长沙城建档案工作
天上有一颗星叫长沙，地上有一座城叫星城。
长沙，国务院首批公布的历史文化名城；建城区面积210平方公里，城区人口220万；麓山巍巍耸立，湘江穿城而过；六桥三环是当空飞舞的彩练，把山、水、洲、城编织成秀美的画卷。今天，这座古老而年轻的城市正引领三湘大地，昂首阔步向现代化区域性中心城市的目标迈进。
长沙的美丽就在眼前。长沙的历史，长沙的足迹和长沙明天的梦想则珍藏在这座幽静的庭院里。
长沙市城建档案馆成立于1980年12月；1993年6月加挂“长沙市城建档案馆理处”牌子，升格为副处级；
1996年5月加挂“长沙市建设信息中心”牌子；实行“三块牌子，一套人马”的管理体制。内设一室五科。现有职工30人，其中大专以上文化程度28人，高级职称6人，中级职称12人。现有馆库建筑面积5000多平方米，设11个标准密集架库房，1个底图库房，1个声像库房和1个城建图书资料室，馆藏档案15万余卷，底图2万多张，图书资料5千多册，照片1万9千多张，录像带600余盒，计4万7千多分钟。建馆二十五年来，已累计接待查、借阅档案14万多人次，复制文件和图纸30多万张，为社会创可测算经济效益人民币4亿多元。
作为我国兰台事业的一颗新星，长沙市城建档案馆有着令人骄傲的历史。1981年，全国省会城市城建档案工作座谈会在长沙召开；1985年，全国城建档案工作第四协作区首次会议又在长沙召开。在全国城建档案工作艰苦创业阶段，长沙城建档案工作者曾以他们辛勤的劳动、大胆的创新和优异的成绩，为兄弟省市城建档案工作发展提供了相互学习和交流的场所和机会。
和全国情况一样，在上世纪末长沙城建档案工作也遇到了许多困难，经历了一些曲折。走进新世纪，长沙市城建档案馆新的领导班子审时度势，以“逆水行舟，不进则退”的决心和与时俱进的勇气，改革创新，锐意进取，奋发图强，使城建档案工作职能不断加强，社会地位不断提高，生存和发展空间不断拓展。长沙市城建档案馆这颗兰台之星，又放射出璀灿夺目的光华。
抓重点、市政工程打开城建档案工作局面。2000年7月，新的馆领导班子抓住长沙市五一大道改扩掀起新一轮城市建设高潮的机遇，带领职工走出“围城”，冒着高温酷暑，下工地，钻井道，抓宣传，查资料，给工程指挥部和各施工单位进行现场指导，通过抓工程档案，极大地促进了工程规范化管理和工程质量的提高，受到高度评价和热诚欢迎。9月，由城建档案馆筹备的“五一大道改扩工程档案工作专题会”召开，会上，工程指挥部领导对档案工作重要性进行了特别强调，提出“五一大道是形象工程，工程档案要成为样板档案！”。长沙市城建档案馆把五一大道改扩工程档案业务指导工作经验推广延伸到全市所有重点、市政工程建设施工中，并通过成立“重点、市政工程档案收集组”，争取市编委下文成立专门负责重点、市政工程档案工作的科室，使重点、市政工程档案业务指导力量不断加强，工作不断规范，水平不断提高，在全市建设领域赢得了广泛好评。领导更加重视和关心，建设、施工单位更加配合和支持，城建档案馆的牌子响了，工作顺了，局面新了……
抓内部建设增强事业发展活力。2001年6月，长沙市城建档案馆率先在全国城建档案行业和市建设系统进行以“中层干部竞争上岗，全员双向选择”为重点的人事制度改革，通过演讲、面试、考评等环节，一批优秀人才脱颖而出，全馆出现了“争事做，比贡献”的新气象。馆领导将改革不断深化，从2001年起即实现了科室年度目标管理考核；2005年，在科室年度目标管理考核的基础上，又实行每月综合考核，分公共目标和业务目标两个部分，对每个职工的德、勤、能、绩进行量化打分，拉开档次、奖惩兑现。制度是事业发展的保证。长沙市城建档案馆不断完善各种制度、程序和工作规范，除组织经常性学习外，将所有制度对外公布，做到“制度上墙、信息上网、责任上肩、工作上心、服务上升。”2004年，为配合《行政许可法》的实施，馆内制定了《首问负责制》等六项制度，统一着装，规范管理，受到市领导和政务公开中心领导好评，被评为“长沙市文明示范窗口单位”。
抓地下管线工程档案管理巩固和提升城建档案工作社会地位。地下管线是城市的“血管”和“神经”，是具有战略地位的城市基础设施，加强管线工程档案管理是非常重要的，也是非常困难的。长沙市城建档案馆知难不惧，迎难而上，不断加大地下管线工程档案业务指导收集力度，并且将建设施工过程中有关管线事故情况认真记录，将有关报纸摘要编辑成册，上报政府、人大和政协。2004年1月，通过人大代表联名，《请求制定<长沙市地下管线工程档案管理条例>的议案》被大会接受，列为第1号议案。市城建档案馆积极配合市建委、市人大工作，起草修改《条例》，组织调研论证，协调各种关系，还组织市人大、市政府、市法制办和市建委有关领导、专家，前往济南、天津、沈阳等兄弟城市考察调研，前后经过40多次修改，《长沙市城市地下管线工程档案管理条例》于2004年10月27日经长沙市人大常委会通过，2004年11月28日湖南省人大常务会批准颁布，2005年5月1日正式实施。该《条例》以地方立法的形式，进一步明确了城建档案工作的地位，使长沙市城市地下管线工程档案管理纳入了法制化轨道，也为全国城市地下管线工程档案管理法制建设积累了经验。长沙市城建档案馆通过配合组织新闻发布会，制作电视专题片，上街宣传，举办培训班等多种形式，为《条例》的实施营造出浓厚的社会氛围。
抓外部协调为城建档案工作发展营造良好环境。长沙市城建档案馆通过外部协调，“主动服务，工作前移，职能前置”，使职能不断加强，充分融入建设行政职能之中。通过市建委把关，在建设工程报建阶段，保证报建工程都要与城建档案馆签定《报送建设工程竣工档案责任书》，填写《建设工程档案工作终身责任人登记表》；在工程竣工验收前，都要将工程竣工档案提交市城建档案馆进行预验收，预验收合格后，取得《建设工程档案初验认可证》方能进行备案；通过市规划局把关，在备案后，必须将工程竣工档案报送市城建档案馆，取得《建设工程档案合格证》才能领取《规划许可证（正本）》，办理产权产籍手续。通过这几年扎扎实实努力工作，长沙市城建档案馆成为了市建设系统的一块牌子，成为了市建设系统的“礼仪队”，连年评为
“党风廉政建设先进集体”和“目标管理先进单位”，还被国家建设部、国家档案局和省建设厅授予全国、全省“城建档案工作先进集体”荣誉称号，国家档案局和建设部办公厅、城建档案办公室领导还多次来馆视察，在全市、全省，乃至全国，为长沙市建设工作和城建档案工作赢得了荣誉。
长沙市城建档案馆还积极向政府、人大、政协、财政、编委、人事以及省市档案部门汇报，做好协调工作，不断增进各级领导和外部各界的理解、支持，财政拨款逐年增加，在《长沙市城市地下管线工程档案管理条例》实施不久，市编委就批准了长沙市城建档案馆增设“管线档案管理”业务科室的请示。现在，来城建档案馆的领导多了，专家多了，朋友多了，长沙市城建档案馆发展的路子更宽了，信心更足了，步子更大了……
抓现代化管理拓展城建档案工作生存发展空间。早在90年代初，长沙市城建档案馆就建立了城建档案检索系统；1996年，长沙市地下管网管理信息系统通过了湖南省科学技术委员会的成果鉴定；2002年5月，长沙市建设信息网建成对外开通。作为发布建设信息的重要载体，《长沙建设信息》和《长沙城建档案》已发刊200多期，受到领导和兄弟单位的高度评价。长沙市城建档案馆声像档案工作得到了突飞猛进的发展，2002年，馆内添置了非线性编辑系统，配置了工作车辆，此后每年声像设备投入20万元以上；制作出电视专题片20多部，为宣传城市建设成就，展示建设者风采和城市建设招商引资工作做出了巨大贡献。编研和科技创新工作也取得了显著成绩，2000年以来，共推出《光辉的历程》等30余种编研资料，发表论文60多篇，获得科技成果和论文奖励15项。现代化管理为长沙市城建档案工作发展开辟了新的更加广阔的生存和发展空间。
长沙城建档案工作的发展是因为我们有城市建设飞速发展的大好环境，是因为我们有一个求真务实、开拓进取的领导集体，是因为我们有一群乐于奉献、辛勤耕耘的兰台战士。从办公室到工地，从工地到库房，春去秋来，年复一年，是他们把这份事业不断做大、做强，是他们使长沙城建档案工作这颗兰台之星更明、更亮。这一张张奖状、一本本证书、一面面锦旗、一块块奖牌，是他们劳动和智慧的结晶。因为他们的劳动，长沙城建档案工作紧跟城市建设的步伐，记录了城市的足迹，讴歌了建设的成就，和长沙城市建设一起从辉煌走向新的辉煌。
星城的夜色，流光溢彩。天上的长沙星，熠熠生辉。在兰台事业的满天星空中，长沙城建档案工作正变得更大、更强、更亮，正给兰台的星空增添光华，增添色彩，增添新的气象……
(本文为同名电视专题片解说词，该片获湖南省“东方红杯”档案文化优秀成果一等奖)
深圳市委办公厅、市政府办公厅
2004年7月21日第132期《信息快报》摘要
我市工程档案管理出现失控状况
去年7月份以来，我市工程档案管理状况不断恶化，全市工程档案平均归档率不足50%，其中最低的罗湖区仅10%，大量工程档案散失，管理面临失控。据了解，1998年以前，我市实行城建档案保证金制度，该制度取消后，又在全国首创了工程档案专项验收，归档率一直保持在100%。但去年，市里对房屋建筑工程竣工验收及备案办法进行了修订，将工程档案移交实行后置管理，不再作为竣工备案的前置条件，这实际上取消了工程档案的专项验收。此后，市城建档案管理部门虽然加大了对不移交档案行为的处罚力度，并对违规行业进行曝光，但由于处罚金额偏低，且执行比较困难，因此并不能有效约束档案违规行为。据市档案部门反映，目前我市工程档案移交基本上是放任自流，仅仅依靠档案形成单位和档案员的自觉性在维持。相当数量工程档案流失，不仅将危及到城建档案的积累，还将严重影响城市的管理、维护和可持续发展。（市档案局
唐建伟）
[编者注]城建档案保证金制度是自1991年至1998年在全国实行的一项约束建设单位向城建档案馆报送建设工程档案的制度。1998年11月国家发改委明令取消后，建设部又出台了一系列保证建设工程档案向城建档案馆报送的政策，发挥了建设工程档案在建设行政、建设工程质量、建设工程反腐败工作以及城市反恐中的重要作用。但由于深圳市2002年在实施档案体制改革时，将隶属于建设行政主管部门管理的城建档案馆合并到市档案局，建设工程档案收集链与建设行政职能剥离，导致了深圳市建设工程档案管理的失控，给深圳市的城市建设、管理带来无穷后患。
长沙市建设信息中心
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