2005年，是市委市政府“大干新三年，再创新辉煌”实现长沙城市建设新一轮“三年大变样”城建总体目标实施的关键一年，也是我处（馆）立足服务城市规划、建设、管理，不断探索新形势下城建档案工作发展新思路、新举措和新模式并取得显著成果的一年。在这一年里，我处（馆）在省建设厅、市建委的正确领导下，在省、市档案局的指导监督下，以开展保持共产党员先进性教育活动为动力，努力实践“三个代表”重要思想，加强城建档案业务建设，完善城建档案工作功能，健全城建档案服务机制，提升城建档案工作品位，增强城建档案工作社会影响，馆内建设迈上了新台阶，业务工作开创了新局面，工作职能得到了进一步完善和强化，为城市建设发展做出了较大贡献，城建档案工作呈现出勃勃生机和活力。
　　一、积极开展先教活动，建立健全长效机制
　　按照中央和省、市委的统一部署和要求，在市建委党委、市建委先进性教育活动领导小组及其办公室、督导组的正确领导和指导监督下，我馆作为市建委第一批开展先进性教育活动的单位，从今年2月6日开始，通过“学习动员”、“分析评议”、“整改提高”三个阶段及一系列环节，开展了扎实深入、细致认真、内容丰富的教育活动，至6月下旬，圆满完成了先教活动的各项“规定动作”。在先教活动中，馆支部通过组织党员6天48小时的封闭式学习原著原文，和市档案局联合组织先进典型学习活动，参加女子监狱警示教育，听取市委、市建委领导的党课，前往韶山、花明楼、重庆渣滓洞、遵义会议旧址等地参观，接受革命历史教育等多种形式，从认识和理论层面上提高大家的素质；馆支部通过组织党员开展党员先进性标准大讨论、提出各岗位先进性标准的具体要求，广泛征求、听取意见建议，写好党性分析材料，制定各自岗位的整改措施，共召开座谈会2次，发放并收回征集意见表30份，征集意见和建议132条，开展交心谈话活动115人次。这一系列活动，使大家的认识进一步深化，工作作风明显改善，服务意识显著增强。馆支部还带头组织党员同志对照整改方案逐项整改，及时向群众通报整改情况，接受群众监督，认真制定《建立保持共产党员先进性长效机制工作计划》，对城建档案工作持续发展和馆内建设进行全面规划，给我市城建档案工作发展注入了强劲动力，大家干劲十足，信心倍增，觉得城建档案是一项事关城市建设品位和质量的重要工作，是大有作为的，党员的先进性就应该体现在本职工作上，从小事做起，从自我做起，从现在做起，党组织的凝聚力、战斗力、号召力显著增强，一大批业务骨干向组织递交了入党申请，有4名积极分子经考察培养光荣地加入了党组织，是我馆组织发展成绩最突出的一年。根据市建委先教办的统一安排，在7、8月份又认真开展了先教活动“回头看”工作并接受了市建委先教办的检查，进行了先教活动民主测评，我处（馆）先教活动工作受到了上级领导的好评。馆支部一班人带领党员干部和全馆职工，充分巩固先教活动成果，立足本职比贡献，创新服务促发展，求真务实创佳绩，一个“党员争先进，服务创一流，工作上台阶”城建档案工作发展的长效机制不断建立健全起来了。
　　二、不断强化业务职能，夯实城档工作基础
　　我处（馆）在总结前几年业务工作经验的基础上，不断创新工作机制，积极融入建设管理程序，强化业务职能，使城建档案工作基础不断巩固和加强。一方面，改被动等待为主动服务。即由原来坐在家里等建设单位送档案上门变为：工程开工前就邀请建设单位、施工企业和监理公司等单位的技术负责人、资料员召开“建设工程档案技术交底会”，详细讲解该工程档案的具体要求；工程施工过程中进行两次以上档案业务指导和检查，确保档案编制与工程建设同步，是工程施工的真实记录和工程实体的真实反映；工程竣工验收前先对工程档案进行初步验收，确保工程按时竣工验收备案。通过主动服务，工作前移，职能前置，使城建档案工作革除了原来“马后炮”的弊端，杜绝了原来工程档案“写回忆录”的现象。另一方面，我馆大力加强业务工作责任制建设。我馆将市政重点工程和一般工业与民用建筑工程按项目、区域落实到人，实现责任到人、全程跟踪、督促检查、适时调整。为了把业务工作抓好抓实，专门设计印制了标准格式的下基层反馈表，要求每次工程档案业务交底、指导、验收都必须如实请建设、施工、监理方填写，重点对我馆工作人员的业务工作、服务态度、廉洁自律情况进行反馈，表上还载明了工作纪律和投诉电话，便于监督。对在下基层过程中有索拿卡要行为和相关投诉的，一经查实，一律严肃处理。对工程档案管理则通过签定《建设工程档案终身责任人登记表》和《报送建设工程档案责任书》，提高工程项目负责人和资料人员的档案责任意识，对业务指导过程中发现的问题及时指出，督促整改，对较突出的问题还进行通报。这一系列连环配套的措施，使城建档案业务工作与建设管理程序环环相扣，紧密融合在一起，抓住了工程档案的源头，从内涵上讲，保证了档案的原始性，强化了职能，夯实了基础；从外延上讲，促进了建设工程规范化管理，促进了建设工程质量，促进了建设领域反腐倡廉。这一工作得到了市建委领导和建设部领导充分肯定，并被全国多家兄弟单位借鉴；作为城建档案工作发展的一条新思路也引起了档案学术界高度重视，中国人民大学把其作为一个科研课题，列入了下一届国际档案大会研讨内容。
　　全年，我处（馆）共举办资料员培训班3期，培训学员300多人；接待业务咨询7000多人次，下基层业务指导1600多人次，收回下基层反馈表1200多份；签订《报送建设工程档案责任书》600多份，发放《初验认可证》1046份；接受工程竣工档案20232卷，规划报建档案4228卷，财政评审档案6174卷，市建委业务科室移交档案702卷，合计全年共接受各类城建档案31336卷，馆藏档案不断丰富，结构更趋合理；在业务工作跃上新台阶的基础上，还实现了零投诉。
　　三、着力加强内部建设，提升城档工作品位
　　为了保持我市城建档案工作发展的良好势头，今年我处（馆）大力加强内部建设，工作效能显著提高，工作品位显著提升。一是完善制度，加强目标管理考核。在总结最近三年目标管理考核工作经验并参考市建委目标管理考核办法的基础上，今年初，经馆职工广泛讨论和馆支部研究决定，对馆内目标管理制度进行了较大程度的修改完善，并以长城档[2005]04号文件的形式下发了《关于印发<长沙市城建档案馆2005年工作目标管理实施办法>的通知》，馆领导与各科室负责人都签定了年度工作目标责任书；对馆内考勤制度进行了修订，以长城档[2005]03号文件形式重新下发，使日常考勤管理更具有可操作性；特别的，为了加强岗位管理提高工作效能，今年馆内还制定了《长沙市城建档案馆综合考核管理办法》，并以长城档[2005]05号文件形式下发，从四月份开始实行了月度综合考核，对每一个工作岗位，都制定了《岗位月度考核表》，分公共目标和业务目标两大部分将责任目标细化、量化，逐月考核，当月目标管理不及格的不能发放考核津贴。此外，还建立了馆领导督查和办公室协查制度，加强日常检查督促，通过个别谈心、科务会议、馆务会议，经常性地对考核情况进行通报。二是适时调整内设机制，优化人员配置。今年我馆在报请市建委和市编办同意后，将业务指导科和收集鉴定科合并，将信息开发与声像档案分开，并新设了管线档案管理科，加上原来的档案利用与库房管理科，形成了五个业务科室，一个办公室“五科一室”的机构格局，并对各科室负责人、业务骨干、相关人员进行了精心配备，对经过工作锻炼成长起来的干部进行了提拔。可以说，今年是我馆自2001年中层干部竞争上岗和全员双向选择以来，内部调整力度最大的一年，不仅健全完善了内设机构，优化了人员结构，更重要的是增强了内部活力。三是积极开展文明创建工作。我馆在去年成功创建“文明窗口示范单位”的基础上，继续开展“市级文明标兵单位”创建活动，通过制定创建规划，积极组织创建活动，改善办公环境，建立各种工作栏，在网站上发布创建信息，使创建工作开展得有声有色，通过了市文明办和市建委的验收。此外，我馆还开展了“共产党员示范岗”建设和“青年文明号”创建工作，充分发挥党员和团员青年作用，形成了昂扬向上的工作氛围。
　　四、集中精力抓好重点，展示城档工作活力
　　城建档案工作经过二十多年发展，正处在一个新的寻求突破与增长的关键阶段。特别是从业务内涵上讲，必须拓展方向，开辟空间，实现飞跃。我馆集中精力抓了三个方面的重点工作，产生了成效。一是着力加强地下管线档案管理。我馆借建设部第136号令《城市地下管线工程档案管理办法》和《长沙市城市地下管线工程档案管理条例》今年5月1日同时实施的东风，大力开展宣传造势活动；我馆还专门举办了两期地下管线资料员培训班，并在国家建设部、省建设厅和其它兄弟省市举办的管线培训活动中，编写讲义、设课开讲，还积极组织市内相关资料人员前去学习；在工程业务指导过程中，我馆工作人员将管线档案法规文件及档案编制规范一并进行宣传交底，并加强与规划、电力、电信、给排水等部门的协调工作，督促管线档案及时进馆；考虑到管线档案的重要性，我馆将管线档案管理职能从业务指导科中分离出来，成立专门科室，抽调精兵强将，重点突破。经过艰苦细致的努力，管线档案管理结出了初步成果，保证了管线工程业务指导全部到位，全年共接受收集给水、燃气等48个项目计67卷竣工档案，收集测量成果53个项目计80多卷。二是着力加强信息化建设工作。为了把我馆建设成为数字化城建档案馆，为长沙数字城市建设提供信息支撑，今年做了大量工作。年初就制定了《长沙市城建档案馆信息化工作方案》，并根据《长沙市城市地下管线工程档案管理条例》要求，制定了《地下管线信息动态管理系统方案》，经过市建委批准，以市建委文件形式上报市政府，得到了主管副市长的批准；在市建委的领导下，成立了地下管线信息化领导小组及工作办公室，形成了工作例会制度；馆里还组织技术骨干前往温州、杭州、上海、厦门、济南等地考察学习，不断完善工作方案；积极向财政、发改委等部门汇报工作，市发改委以长发改信息[2005]630号文件对“地下管线信息化工程”进行了立项，财政也安排了经费计划；此外，还建立了负责信息技术开发的专门科室，对馆内计算机设备进行了全面更新和完善，加强了馆内局域网和网站建设，并聘请有关专家对管线信息动态管理进行技术支持，使我馆信息化建设水平和创新能力大大提高。全年共编发《建设信息》12期，《长沙城建档案》4期，网站实现信息发布量50G （其中发布信息190条、计10多万字，编辑制作发布动画及图片160多张，并及时公布各级政府有关城市建设的政策法规和我馆的办事程序、制度及编研成果）。三是着力加强声像档案工作。今年，我馆一方面组织力量对已经入库的照片档案进行全面清理和重新辩认，成册328卷，对19100张照片进行了编导和著录，扫描照片7000多张；另一方面以宣传执行长建发[2004]331号文件《关于加强建设工程声像档案管理工作的通知》为重点，全面加强建设工程声像档案编制业务指导和收集工作，制定了工程声像档案编制规范，对重大工程一律收集工程建设专题录像片，积极为建设单位服务，对总投资在5000万元以上或建造10栋以上小区工程项目进行了声像档案交底和声像档案编制授课，接受建设单位委托制作专题片，并挤出经费，大力更新完善声像摄录、编辑、制作设备。全年共拍摄工程照片6543多张，摄制工程录像资料100多盒，计3800余分钟，制作光盘1140张，签定工程建设专题片委托合同37份，制作工程建设专题片3部，制作宣传片3部。其中，为建设部制作的《功在当代 利在千秋----〈城市地下管线工程档案管理办法〉宣传片》，受到建设部领导高度评价并由建设部城建档案信息专业委员会在全国发行500多个拷贝，提高了长沙市建设工作的知名度；为市建委参加全市反腐倡廉展览提供了大量照片、录像资料，并制作了《反腐倡廉显成效 城市建设创辉煌----市建委反腐倡廉工作掠影》的专题片，很好地宣传了市建委五年来“工程优质，干部优秀”党风廉政建设显著成绩，受到省市领导好评；为馆内制作的《点亮兰台的星空----发展中的长沙城建档案工作》，充分展示了长沙市城建档案工作者把城建档案这个默默无闻的工作做大做强的艰苦努力和巨大成就，鼓舞人心，催人奋进，受到全国城建档案同仁的高度评价。通过上述三个方面的重点突破，我馆在城建档案的传统天地之外开辟出了新的发展空间，城建档案工作之路愈走愈宽敞。
　　五、加强档案资源开发，服务建设事业发展
　　今年，我馆进一步加强了档案安全保管和档案信息资源开发利用工作。年初，对库房防火、防盗、防霉设施进行了全面更新完善，对温湿度设施进行了检修，对库房管理各项制度进行了修订，加强了库房安全责任机制。今年还特别理顺了档案日常进馆、整理、著录、入库、上架流程，提高了档案整理入库效率，缩短了档案压库时间，实现了档案目录计算机同步录入，彻底解决了档案陈年积累这个老大难问题。全年共完成计算机录入档案总目录27972条，整理档案25116卷，档案装盒上架18909盒。
　　档案存在的价值在于利用。我馆始终把开发档案信息资源，为城市规划、建设、管理和城市经济社会发展服务放在重要位置。全年共接待查阅利用1079人次，调阅档案3859卷，复制档案17427页，编写档案利用事例15篇，收集反馈利用事例表格19则，档案利用累计创可测算社会效益5000多万元。今年8月份，为配合长沙市道路秩序整治行动，市规划局需对市内六区建设单位地下停车场进行清理整顿，核实建设单位地下停车场的地下层次、面积、车位数等。我馆工作人员突击加班三天，调阅档案 155 卷，提供了待查的 61 处有地下层建筑的工程报建审批文件及报建图，查证了近 44 万平方米地下层的面积、层次以及批准停车的车位数等情况，给下一步市规划局清理整治地下停车场提供了详实的资料。这次档案的利用，一是充分发挥了档案的历史凭证作用；二是解决了实地勘查点多、面广、工作量大的困难，节约了人力物力，收到了较好的社会效益。又如今年市财政为了客观、公正地对“五一路”改造工程的决算进行评审，需相关档案材料进行核实，由于工程指挥部系临时机构，已无法查阅到当时建设中的材料，市投资评审中心一行三人来我馆，查阅了馆藏的五一路改造工程档案共计108卷，了解了该项工程的设计、施工、投资、支出等情况。这一次档案利用，不仅为市投资评审中心确认决算提供了依据，而且还避免了50多万元的经济损失。在提供利用中，能一次解决的问题，我馆同志决不让查阅人员跑两趟，廉洁高效的工作作风，受到了来馆查档人员的一致好评。
　　六、广泛开展协作交流，营造良好发展环境
　　为了营造城建档案工作良好的社会发展环境，今年我处（馆）做了大量工作。一是积极参与城建档案工作宏观环境的营造。年初，根据新形势下城建档案工作发展的需要，我处（馆）牵头为省建设厅拟写了《关于加强新形势城建档案工作的意见》，为全省城建档案工作发展注入活力；我处（馆）还积极参加建设部城市地下管线工程档案管理、全国城建档案事业“十一五规划”、建设工程电子文件归档管理规范等文件材料的起草工作，还积极主动无偿地为建设部、省建设厅各种宣传、培训活动出人出力，献计献策。二是积极参加各种经验学习交流活动。今年，我处（馆）先后参加了省城建档案工作会议、省档案工作会议、省档案工作多功能经验交流会、全国地下管线档案管理工作经验交流会等多次会议，每次会议上都做了专题发言，介绍了我馆相关工作经验。在济南全国地下管线档案管理工作经验交流会上市建委党委副书记冯辉同志还专门介绍了长沙市地下管线档案管理和城建档案工作经验。三是积极开展城建档案协作活动。我处（馆）以主人翁姿态为全国同行提供交流学习的场所和机会。今年以来，共接待了省内省外，包括解放军档案馆在内的50多家档案馆的来访，10月份还成功举办了全国城建档案工作第一协作组筹备工作会议，聚集了包括西藏、内蒙、海南、陕西、北京等地城建档案工作者，共谋发展，协作同行。四是积极向各级领导汇报工作，主动接受领导检查指导，争取领导关心支持。今年我处（馆）在市建委的领导下，进一步做好向市委、人大、政府、政协和财政、人事、编办等职能部门的汇报协调工作，使我馆工作得到大力支持和推进；还多次接待了国家建设部、国家档案局、省建设厅、省档案局领导的考察指导；11月份，还接受了市人大《档案法》执法检查，各项工作受到市人大领导的高度评价。全年共接待上级领导检查和兄弟单位参观交流500多人次，是我处（馆）历年接待人次最多的一年。市人大领导在考察我馆后深有体会地说，大家都说档案工作是弱势群体，是冷门，而这里却是一方热土，我们看到了档案工作的前途所在，活力所在，希望所在。这是对我馆工作的肯定，也是对城建档案工作者的鼓励。我处（馆）在交流协作方面所做的工作充分展示了一个省会城市、一个区域性中心城市城建档案工作成就，受到各级领导的重视，受到全国同行的关注。
　　回顾一年来的工作，我们倍感欣慰。一年来所取得的成绩是来之不易的，是上级领导关心支持和全处（馆）干部职工团结努力的结果。我们体会到城建档案工作正处于一个新的发展机遇期，面临着许多机遇和挑战。明年，我处（馆）将进一步强化业务职能，突出工作重点，优化内部机制，打造发展平台。我们相信，在省市建设部门的正确领导下，在省市档案部门的指导监督下，我处（馆）干部职工一定会努力实践“三个代表”重要思想，充分巩固和扩大先进性教育成果，抓住机遇，再接再厉，团结奋进，争取明年我市城建档案工作有一个更新更大的发展局面。